10 façons de numériser rapidement vos documents d’entreprise

Alors que de plus en plus d’entreprises se dématérialisent, le besoin d’une technologie permettant de numériser efficacement les documents devient de plus en plus important. Des entreprises ouvrent la voie dans ce domaine en proposant des solutions innovantes pour faciliter la dématérialisation des documents pour les propriétaires de petites entreprises. Cet article aborde 10 façons dont votre entreprise peut rapidement numériser ses documents grâce à une variété d’options peu coûteuses à votre disposition.

1. Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

L’imagerie documentaire est la méthode qui consiste à convertir des documents papier en fichiers numériques. L’imagerie documentaire peut être utilisée pour convertir du contenu physique et électronique, y compris des images, des dessins, des cartes, des notes manuscrites ou des signatures sur un support qui peut ensuite être partagé électroniquement. Le processus d’imagerie documentaire peut être décomposé en deux étapes générales : la pré-numérisation et la post-numérisation. Avant de commencer à numériser, il est important de s’assurer que votre équipement est correctement configuré pour le travail à effectuer. En planifiant un peu à l’avance, vous serez en mesure de travailler plus rapidement et plus efficacement une fois que la numérisation aura commencé

2. Pourquoi faire cela ?:

Les entreprises sont responsables de millions de documents chaque année, et l’on estime que 80 % ou plus de ces éléments peuvent être numérisés. La numérisation des dossiers papier de votre entreprise réduit les coûts en éliminant la nécessité d’acheter des classeurs coûteux pour organiser vos documents papier. Il est également plus facile de trouver et de partager des documents spécifiques lorsque vous en avez besoin. En outre, la numérisation des dossiers de votre entreprise peut contribuer à vous protéger contre la perte ou le vol de données en cas de sinistre.

3. Comment puis-je m’y prendre ?

Utilisez un chargeur automatique de documents pour numériser plusieurs pages à la fois. C’est le moyen le plus simple de numériser vos documents, car il ne demande qu’un effort minimal de votre part et peut augmenter la vitesse de numérisation jusqu’à 70 %..

4. Quand dois-je commencer à penser à la dématérialisation des documents ?

Vous devez commencer à penser à la dématérialisation des documents dès que vous commencez à rencontrer des problèmes pour stocker et retrouver vos documents papier. Plus tôt vous commencerez le processus, plus facile sera la transition vers un flux de travail numérique.

  • Utilisez un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les images numérisées en fichiers texte interrogeables. Vous pourrez ainsi
  • trouvez facilement les informations dont vous avez besoin sans avoir à patauger dans une pile d’images numérisées.
  • Numérisez à 300 ppp ou plus pour obtenir de meilleurs résultats. Plus la résolution est élevée, plus la qualité de l’image numérisée est bonne.
  • Si possible, numérisez en noir et blanc plutôt qu’en couleur. Vous économiserez ainsi la taille du fichier et l’espace de stockage.

5. Quels sont les avantages et les inconvénients de la dématérialisation des documents ?

Les avantages de la dématérialisation des documents sont les suivants

  • Vous pouvez stocker une quantité beaucoup plus importante d’informations dans moins d’espace
  • Les documents sont faciles à trouver et à partager par voie électronique
  • Ils sont protégés contre la perte ou le vol de données en cas de sinistre.

Les inconvénients de la dématérialisation des documents sont

  • Il peut y avoir un retard dans la réception du document s’il n’est pas disponible électroniquement
  • Les documents numérisés en couleur prennent plus d’espace de stockage que ceux qui sont numérisés en noir et blanc.
  • Certaines personnes se sentent mal à l’aise à l’idée de se débarrasser complètement des dossiers papier.

En planifiant à l’avance, vous serez en mesure de travailler plus rapidement et plus efficacement une fois que la numérisation aura commencé. Les avantages des documents sans papier sont les suivants Vous pouvez stocker une quantité beaucoup plus importante d’informations dans un espace réduit Les documents sont faciles à trouver et à partager par voie électronique